1. Data yang kami kumpulkan
Kami mengumpulkan informasi yang Anda berikan saat mendaftar dan menggunakan sistem ini, antara lain: nama lengkap, email kampus (UKSW), NIM/NIP, nomor telepon, serta isi laporan dan lampiran yang Anda kirim.
2. Tujuan penggunaan data
- Menyalurkan dan menindaklanjuti laporan advokasi kepada tim yang berwenang.
- Memverifikasi identitas pelapor agar tidak terjadi penyalahgunaan kanal pelaporan.
- Mengirim notifikasi terkait status laporan dan pendampingan.
- Menyusun statistik internal (anonim) untuk evaluasi kinerja advokasi.
3. Laporan anonim & kerahasiaan identitas
Saat Anda memilih melapor secara anonim, identitas Anda disembunyikan dari anggota advokasi yang menangani kasus. Identitas hanya dapat dibuka oleh Ketua Advokasi melalui aksi Buka Identitas yang seluruhnya tercatat di log audit. Anda akan menerima notifikasi setiap kali identitas Anda dibuka.
4. Akses data internal
Akses ke data laporan dibatasi berdasarkan peran:
- Pelapor hanya melihat laporannya sendiri.
- Anggota Advokasi hanya melihat kasus yang ditugaskan kepadanya.
- Ketua Advokasi dapat melihat seluruh laporan untuk keperluan supervisi.
- Superadmin hanya mengelola anggota kabinet, tidak memiliki akses ke isi laporan.
5. Penyimpanan dan keamanan
Data disimpan pada server yang dikelola oleh fakultas. Password disimpan dalam bentuk hash. Lampiran tersimpan terpisah dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang melalui mekanisme autentikasi.
6. Retensi data
Data laporan disimpan selama dibutuhkan untuk proses pendampingan dan keperluan audit internal. Anda dapat mengajukan permintaan penghapusan data dengan menghubungi pengurus advokasi.
7. Audit log
Sistem mencatat secara otomatis: penugasan kasus, perubahan status, pembukaan identitas, dan perubahan keanggotaan kabinet. Log ini dipakai untuk akuntabilitas dan tidak dapat dihapus oleh pengurus.
8. Kontak
Jika Anda memiliki pertanyaan atau keberatan terkait privasi, silakan hubungi pengurus Badan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi UKSW.